Agiles Projektmanagement - auf den Punkt gebracht

Agiles Projektmanagement ist ein Wundermittel: Projekttermine einhalten, im Budget bleiben, Qualitätsanforderungen erfüllen - da lachen die Herzen der Geschäftsleitung, des Kunden und der Projektmitarbeiter...

Wenn es doch nur so einfach wäre, würde es jeder machen! Oder?

Als technischer Projekt Manager und Profi in der Umsetzung von technischen Projekten aller Art hat Robert Haase viele Projekte im internationalen Umfeld geleitet, zum Beispiel große Anlagen in der Zerspanungstechnik, Serienentwicklung von Konsumgütern, im Multiprojektmanagement oder als Teilprojektleiter in einem großen Automotive Greenfield Projekt.

Das Projekt-Setting war dabei meist "klassisch" angelegt: Klare Hierarchien, oft ein Lenkungskreis, detaillierter Scope of Supply, fixer Meilensteinplan, vorgegebenes Budget, ...

Wenn alles gut läuft, dann sind solche Projekte sehr einfach in der Koordination ... auch für einen durchschnittlichen Projektleiter eine einfache Routineaufgabe.

Aber was, wenn es nicht mehr rund läuft, wenn Liefertermin, Qualität, Kosten oder sogar ganze Teile der Lieferung nicht mehr vertragsgemäß bedient werden können? Häufig potenzieren sich dann die Probleme: Lieferverzögerungen führen zu Kostensteigerungen, Kostensteigerungen zu niedriger Qualität, usw...

Das ist die Stunde eines erfahrenen, krisenerprobten Interim Managers. Er kann helfen, einen erfolgreichen Turn-Around und somit einen erfolgreichen Projektabschluss zu erreichen.

Robert Haase hat mehrfach die Erfahrung gemacht, dass Mandanten beim Start des Mandats unrealistische Vorstellungen haben: "Unser Projekt ist in der Krise. bringen Sie es zum Erfolg, aber bitte nur streng nach unseren Methoden!"

Dabei ist allen Beteiligten doch längst klar: Ein Problem kann nicht mit denselben Methoden gelöst werden, mit dem es verursacht wurde. Das Zitat "Die Definition von Wahnsinn ist, immer wieder das Gleiche zu tun und andere Ergebnisse zu erwarten." wird fälschlicherweise Albert Einstein zugeschrieben, beschreibt aber dennoch den Alltag in manchen Projekten sehr treffend.

Es müssen also andere Methoden und Tools her... Agiles Projektmanagement hat ein ganzes Bündel an guten Tools, die auch in "klassischen Projekte" gut integriert werden können.

1. Der Projektmodus entscheidet über die Organisation des Projekts

Vorweggenommen: Agiles Projektmanagement eignet sich hervorragend im "Krisenmodus" eines Projektes. Warum?

Im "Standardmodus" lautet der Projektauftrag: "Wir wissen vorab, was als Ergebnis geliefert werden soll (teilweise sogar bis in die kleinste Schraube), wann es fertig sein soll, was es kosten darf und welche Qualität geliefert werden soll. Liefert genau das, was bestellt wird, und ... die KPIs sind einzuhalten."

Im "Krisenmodus" geht es häufig nur noch um Schadensbegrenzung - und der Projektauftrag verändert sich somit radikal: "Holt in der gegebenen Zeit das maximal Mögliche mit den bestehenden Ressourcen raus und achtet dabei auf die Zufriedenheit des Kunden!"

Jedem, der bereits agil gearbeitet hat, kommt das sicher sehr bekannt vor. Denn dies ist der Grundtypus für jedes Agile Projekt, nämlich "in der vorgegebenen Zeit (genannt Sprints) mit den bestehenden Ressourcen (Projektteam) jeweils das Bestmögliche (idealerweise ein funktionsfähiges Produkt) erschaffen und dabei den Wert für den Kunden im Blick behalten."

Plakativ gesprochen verändert sich mit dem Krisenmodus die sorgenfreie "Pauschalreise: durchgeplant, alles vorab bekannt, mit ein paar Spannungselementen" nun plötzlich in ein unsicheres "Fahren auf Sicht: in unbekannten Gewässern, Ergebnis unbekannt."

Sie bekommen hier eine allgemein gültige Entscheidungs-Formel: Agiles Projektmanagement ist genau dann die Organisationsform der Wahl, wenn das Ergebnis vor dem Projektstart noch nicht bekannt ist oder erst im Projektverlauf erarbeitet werden kann.

2. Was ist die zentrale Prämisse für Agiles Projektmanagement?

Die zentrale Erfolgs-Prämisse an dieser Stelle ist: "Der Kunde und das Projektteam sind näher an der Sache dran, also sollen die Entscheidungen an diesen Ort des Geschehens verlagert werden. Ähnliche Denkweise kennt man vom Lean Management - wo Meetings an den "Gemba" verlegt werden.

3. Selbstüberschätzung als Kernproblem für Agiles Projektmanagement

Ein kleiner Ausflug in eine Werkstatt: Jedem Handwerker sind zwei Dinge sonnenklar: "Das Werkzeug muss zur Aufgabe passen und Qualität zahlt sich bei Werkzeugen immer aus". Das ist bei Management-Tools nicht anders.

Der Handwerksmeister weiß auch: "Anfänger lässt man nicht mit gefährlichen Werkzeugen hantieren, sie gefährden sich und andere."

Und das sind eben auch die Regeln beim Einsatz von Agilem Projektmanagement.

• Die Aufgabe bestimmt, ob das Projekt klassisch oder agil umgesetzt wird.
• Setzen Sie auf Tools und Berater die gute Qualität liefern.
• Wenn Sie Anfänger sind: Lassen Sie - auch wenn es schwerfällt - die erfahrenen Profis ran.

4. Projektcontrolling und Feedback im agilen Projektmanagement

Doch wie bekommt man die nötige Sicherheit und das Vertrauen in das agile Projektteam?

Das Controlling von agilen Projekten scheint schwierig zu sein, ist es aber gar nicht. Agiles Projektmanagement hat standardmäßig eine Reihe von Feedback-Elementen zur Erfolgsmessung eingebaut. Der Erfolg wird auf täglicher, wöchentlicher oder zweiwöchentlicher Basis gemessen.

Allerdings werden hier andere Schlüsselgrößen gemessen. Das wird ein Problem, wenn man diese Messgrößen nicht versteht und nicht interpretieren kann. Falls Sie sogar auf ein Reporting nach klassischem Muster bestehen, können Sie selbst zum Risikofaktor für den Erfolg werden.

5. Zusammenfassung: Agile Projektmanagement sauber aufsetzen!

Damit Krisenprojekte wieder auf Spur kommen oder Veränderungsprojekte von Beginn an sauber aufgesetzt sind, sind also folgende Punkte dringend zu beachten:

1. Agiles Projektmanagement wird immer dann sinnvoll eingesetzt, wenn das Ergebnis vor dem Projektstart noch nicht bekannt sein kann.
2. Bestimmen und kommunizieren Sie den Projektmodus rechtzeitig und stellen Sie Ihre Organisation entsprechend darauf ein.
3. Verlegen Sie die Entscheidungskompetenz in das Projektteam.
4. Verändern Sie deshalb das Projektcontrolling entsprechend des Projektmodus. Nutzen sie dabei die Vorteile, die agile Feedback-Methoden bieten.
5. Sorgen Sie dafür, dass Ihr agiles Projektteam "ungestört" arbeiten kann.
6. Wenn Sie noch nie agil gearbeitet haben: Seien sie selbst nicht der größte Störfaktor für den Projekterfolg.

6. Take-Away

Was können Sie als Geschäftsleitung in den Arbeitsalltag mitnehmen?

Tipps von Robert Haase:

• Werden Sie zunächst selbst schrittweise zum Experten für agiles Projektmanagement. Fangen Sie mit einem kleinen Veränderungsprojekt an. Lassen Sie sich bei Rückschritten nicht entmutigen.
• Lernen Sie dann die Stärken und Schwächen der beiden Organisationsformen kennen. Versetzen Sie sich in die Lage, die Grenzen und Möglichkeiten innerhalb Ihres Unternehmens realistisch einzuschätzen.
• Und setzen Sie schließlich agiles und klassisches Projektmanagement passend zu den jeweiligen Aufgaben – auch als hybrides Management - ein.

7. Die Königsklasse

Zum Abschluss noch eine weitere Beobachtung des erfahrenen Interim Managers:

Teammitglieder und Mitarbeiter, die in einer echten agilen Arbeitsatmosphäre erfolgreich arbeiten durften, sind hochmotiviert und haben eine Welt kennengelernt, die dem Unternehmen guttut.

Diese Mitarbeiter empfinden die Rückeinordnung zum "Dienst nach Vorschrift" manchmal als Degradierung oder sogar Bestrafung.

Nutzen Sie deren neu erworbenen Kompetenzen für eine aktive Personalentwicklung: Diese Mitarbeiter sind nämlich diejenigen, die Ihnen die Brücke in den zukünftigen Unternehmenserfolg bauen können (ganz nebenbei spart man sich viel Geld für teure Beratungsmandate oder Restrukturierungsmaßnahmen).

Robert Haase ist erfahrener technischer Interim Manager und war weltweit in leitender Funktion für marktführende Konzerne tätig. Als Geschäftsführer seiner eigenen Firma Sente GmbH setzt er konsequent agile Prinzipien und digitale Transformation um. Das aktuelle Premium-Produkt aus seiner Ideenschmiede ist "Unternehmensanalyse by Sente". Entstanden ist die Unternehmensanalyse nur deshalb, um die Möglichkeiten und Vorteile für Berater und Mandanten zu aufzeigen, mit geeigneten Digitalisierungsstrategie und Agile Management möglich ist. Herausgekommen ist ein echtes digitalisiertes Beratungsprodukt, das bereits als "iPhone für die Consulting-Branche" bezeichnet wurde und als "absolutes Muss für jedes mittelständische Unternehmen" eingeordnet wurde.

Sie haben eine Frage an Herrn Haase oder möchten ihn gerne für ein Projekt engagieren? Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.