Ein FAQ von unserem Interim Manager
Geschäftsprozesse automatisieren – Grundlagen und Wissenswertes rund um Automation
Will ein Unternehmen Automatisierung oder Digitalisierung betreiben, dann wird schnell klar, dass die Grundlagen erst geschaffen werden müssen. Zumeist einfache Verbindungen zwischen Systemen oder vereinfachte Abläufe können den Automatisierungsgrad erhöhen. Aber wo beginnt man eigentlich?
Im folgenden FAQ beschreibt der Interim Manager und IT-Experte Dr. Michael Kohlert grundlegende Punkte und liefert Antworten auf die „Wo starte ich? – Frage“.
Was versteht man unter Automatisierung von Prozessen (Definition)?
Die Automatisierung von Prozessen bedeutet, Abläufe sinnvoll zu gestalten. Es geht darum, zumeist Standardabläufe technisch abzubilden und Abläufe zu vereinfachen.
Welche Prozesse im Unternehmen können automatisiert werden?
Folgende Prozesse können beispielhaft in Unternehmen automatisiert werden: Reporting, Schnittstellenübertragung, Formulare, Emailversand, Dokumentenmanagement, Freigabeworkflows, Benutzerrollen, Qualitätsbewertung, Maschinenüberwachung.
Welche Prozesse bzw. Vorgänge sollte jedes Unternehmen mittlerweile automatisiert haben?
Die einheitliche Datengrundlage zu schaffen, bspw. über ein ERP mit Schnittstellen zu verschiedenen Subsystemen, unterstützt das Reporting und die KPI-Darstellung. Dadurch kann Business Intelligence vorangetrieben werden. Um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, sollten Workflows etabliert werden, welche die Freigaben und Benutzerrollen vereinfachen.
Welche Vorteile bringen Automatisierungsprozesse?
Erfolgreiche Prozessautomatisierung führt zu Zeitersparnis, verbesserter Datenqualität, Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter, eine Skalierung auf unternehmensweiter Ebene und zur Beschleunigung von Entscheidungen im Management.
Welche Nachteile bringen Automatisierungsprozesse?
Automatisierungsprozesse sind in Ihrer Abbildung oft komplex und benötigen tiefergehende Kenntnisse bei Mitarbeitern. Dies führt zu Abhängigkeiten, da Know-How intern benötigt wird. Mit steigender Komplexität steigt der benötigte Wissenstransfer.
Inwiefern sind die Prozesse mittelständischer Unternehmen in Deutschland bereits automatisiert?
Im Bereich der Kunststoff-, Papier- und Kartonagenindustrie findet man oftmals einen niedrigen Umsetzungsstand. Fehlende Schnittstellen zwischen Systemen und eine hohe Excelvielfalt spiegeln sich wider.
Bedarf es einem IT-Leiter bzw. CIO, um Prozesse zu automatisieren?
Es bedarf eines CIOs, um eine Strategie zu entwickeln. Ein wichtiger Punkt dieser Roadmap ist Prozessautomatisierung. Grundsätzlich muss aber das Business die Anforderung stellen und die IT unter der Leitung des CIO/IT Leiter die Umsetzung koordinieren.
Welche Vorteile bringt ein CIO / IT-Leiter, um Prozesse zu automatisieren?
Der CIO definiert die Roadmap in Abstimmung mit der Führungsebene und leitet damit Interim Manager projektbezogen an.
Welche Branchen haben im Vergleich die meisten Prozesse automatisiert?
Das Versicherungswesen ist in Bezug auf Prozessautomatisierung vor allem im Bereich der Risikoanalysen führend, das Bankenwesen bei den Transaktionsauswertungen und die Justiz im Umfeld der Dokumentenauswertung.
Bedeuten Digitalisierung und Prozessautomatisierung dasselbe?
Prozessautomatisierung baut auf Digitalisierung auf. Digitalisierung ist der Wandel von analogen Prozessen zu digitalen Prozessen. Automatisierung ist die Übertragung von Prozessfunktionen und -abläufen auf Systeme.
Was ist die Automatisierungspyramide?
Es handelt sich um eine Aufspaltung in verschiedene Datenebenen in Bezug auf Produktionsunternehmen: Produktions-, Fertigungsdaten -> Steuerungsdaten Maschine -> SCADA Leitrechner -> MES Produktionsbearbeitung -> ERP Auftragsdaten (einfache Darstellung)
Was sind die Chancen und Risiken von Automatisierungsprozessen?
Die Chancen liegen in der Effizienzsteigerung eines Unternehmens, was sich in der Zeitersparnis beim Mitarbeiter und in erhöhter Sicherheit bei der Datengrundlage abbildet. Die Risiken liegen in der Komplexitätszunahme, in höherem IT-Budget, was gewöhnlich eine entkoppelte IT bedeutet, sowie der zu bewältigende Know-How-Mangel.
Welche Prozesse werden am häufigsten automatisiert?
Verwaltungsprozesse werden am häufigsten automatisiert, angefangen beim Dokumentenmanagement, über welches Rechnungen, Belege und Freigaben viel einfacher bewältigt werden können.
Welche Software wird am meisten für Prozessautomatisierungen verwendet?
Primär ein ERP in der Industrie und ein Dokumentenmanagement in der Verwaltung. Zweiteres kann auch Teil eines ERP sein.
Gibt es eine Strategie, um Prozesse zu automatisieren?
Eine nachhaltige Strategie hängt von der Branche, von der Unternehmensgröße und der Kultur der Firma ab. Diese Strategie muss darauf aufbauend gemeinsam entwickelt werden.
Inwiefern ist ein Interim Manager der bessere/ erfolgreichere IT-Leiter/ CIO, wenn es um Automatisierungsprozesse geht?
Auf Projektebene hat der Interim Manager branchenübergreifende Erfahrung. Der Blick über den Tellerrand hinaus hilft beim Benchmark und erlaubt bessere Empfehlungen.
Kann man HR-Prozesse gut automatisieren?
Es gibt zahlreiche lokale und globale Abrechnungslösungen, die Personalthemen optimal verwalten können. Das erleichtert die Abstimmung zwischen verschiedenen Standorten und erlaubt eine gezieltere Personalstrategie.
Viele Kleinunternehmen verwenden Excel, um Vorgänge zu automatisieren. Ist das empfehlenswert?
Excellandschaften sind anfällig für Fehler und Risiken (bspw. Manipulation von Daten). Grundsätzlich sollten Daten immer auf einer Ebene gespeichert werden. Dazu bieten sich Datenbanken an, deren Reporting automatisiert im Hintergrund läuft. Zugriffe sind eingeschränkt, die Datenqualität hoch, da ein Single-Point-of-Truth.
Welche Prozesse eignen sich für RPA?
Für RPA eignen sich Prozesse mit hohen Datenmengen, die durch maschinelle Lernverfahren (künstliche Intelligenz) unterstützt werden. Bspw. IT-gestützte Maschinenüberwachung in der Produktion (Condition Monitoring/ Predictive Maintenance).
Über den Autor
Dr. Michael Kohlert (Dr.-Ing.) studierte Wirtschaftsingenieurwesen an der TU in Kaiserslautern. Anschließend sammelte er 7 Jahre Erfahrungen bei der Klöckner Pentaplast GmbH & Co. KG und der Mondi Gronau GmbH in den Bereichen: R&D, Extrusion, Druckerei, Kaschierung und IT. Als Abteilungsleiter IT & Automation am Standort Gronau stellte er seine Praxisnähe mit zahlreichen neuen Entwicklungen im Bereich Industrie 4.0 unter Beweis, welche er später als Werksleiter bei der Simona AG und in der Geschäftsführung der Schumacher Packaging GmbH einbrachte.
Seit 2020 bietet Dr. Kohlert hauptberuflich Beratungs- und Entwicklungsdienstleistungen im Bereich der Kunststoff-, Papier-, Kartonagen und Elektronikindustrie an.
Haben Sie Fragen zum Artikel oder möchten Sie Herrn Dr. Kohlert für einen Ihrer Restrukturierungsprojekte engagieren? Nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf.
