Nicht Sexy, aber trotzdem Heiß: Datenschutz im Personalmanagement

Nicht so „gehypt", aber mindestens ebenso wichtig ist der Datenschutz, wenn wir über das neue Arbeiten reden. Wie Datenschutzkonform darf und muss die digitale HR Abteilung sein?

Datenschutzthemen fehlen auf HR Kongressen

Auf der PERSONAL Nord, einer Fachmesse für Personalmanagement in Hamburg, finden sich über sechs Vorträge zu Themen wie „Digitale Transformation", „Mobiles Personalmanagement" und „Online Assessment". Die ganze Veranstaltung steht unter dem Motto „Digital Excellence". Aber keine Veranstaltung befasst sich explizit mit dem Datenschutz.

Die Gemeinschaftsstudie von Kienbaum und bitkom Consult geht der Frage auf den Grund, welchen Stellenwert der Datenschutz im Personalmanagement hat. Nicht nur HR-Leute, sondern auch Datenschutzbeauftrage und Geschäftsführer wurden befragt.

Personalabteilungen kommen mit

Gut zu wissen: Die Personalabteilungen halten dem hohen Tempo bei der Digitalisierung der Wirtschaft durchaus Stand. Zwei Drittel aller befragten Unternehmen verfolgen eine Digitalisierungsstrategie, haben sie bereits implementiert oder sind dabei. Allerdings haben sich die Prophezeiungen, dass digital alles leichter und schneller zu handhaben ist, für viele Personaler nicht erfüllt. Die Papierablage vermissen viele.

Alle wollen die Cloud, aber nicht in der HR Abteilung

In vielen Unternehmensbereichen ist Cloud-Computing ein Megatrend. Ungefähr zwei Drittel aller Unternehmen nutzen bereits Cloud-Lösungen, aber nur ein Drittel in ihren Personalabteilungen. Einfach, weil noch große Zweifel am Datenschutz bestehen. Allerdings schwindet die Sorge, Mitarbeiterdaten in die Cloud zu stellen, proportional zur Größe des Unternehmens. Eine Befürchtung aber wird geteilt: Personalakten außerhalb des Unternehmens zu speichern, scheint für nahezu alle ein Ding der Unmöglichkeit. Aber ist es wirklich unsicherer, die Daten bei professionell geschützten Cloudanbietern in deren mehrfach abgesicherten Rechenzentren zu speichern, als auf den eigenen Serverlösungen in Unternehmen, wo es vielleicht noch nicht mal einen Experten als IT-Sicherheitsbeauftragten gibt?

Auch mobile Zugriffe – das Hype-Thema auf vielen HR-Kongressen – sehen 67% der Befragten als kritisch an. Nur im Bereich der Personalgewinnung schwinden die Vorbehalte rapide: die sozialen Netzwerke werden sehr gerne genutzt, um nach geeigneten Profilen zu suchen.

Selbsterkenntnis ist der erste Weg zur Besserung

Auch in der 4. Deloitte Studie zum Thema „Global Human Capital Trends 2016" werden Personalabteilungen darauf hingewiesen, sich eingehend mit dem Thema Datenschutz zu befassen. Allerdings erst auf Seite 91 unter der Überschrift „People Analytics". Datengetriebenes Personalmanagement ist ein Top-Thema. Der Datenschutz sollte es ebenfalls sein. Demographisches, Internes und Daten aus den sozialen Netzwerken werden miteinander vermischt und die Prozesse sollen auch noch mobil werden. Da reicht kein Grundkurs im Datenschutz, da brauchen die Kollegen in der Personalabteilung umfassendes Expertenwissen.

Nur jeder 4. Personaler meint, den Anforderungen des Datenschutzes zu entsprechen. Über 90% geben an, dass die Digitalisierung sie vor Herausforderungen im Datenschutz stellen. Diese Selbsterkenntnis hat sich stark gewandelt: Im Jahr 2013 haben dem Datenschutz nur 70% eine hohe zukünftige Bedeutung beigemessen, jetzt sind es 92% aller Befragten. Unternehmen scheinen zu wenig weiterzubilden oder wenn sie es tun, entsprachen die Maßnahmen oft nicht den Anforderungen. Zusätzliche Qualifizierungen sind gewünscht, um die Sicherheit von Mitarbeiter- und Bewerberdaten zu schützen. 75% sehen sogar starken Weiterbildungsbedarf.

Recruiting und Datenschutz

Ein sauberes Außenbild ist unverzichtbar in Zeiten des demographischen Wandels. Im Rahmen ihrer Jobwahl informieren sich die Talente der „Generation Y" umfassend über Social Rankingtools und Apps. Eine gute Recruitingstrategie bezieht deshalb die Unternehmermarkenbildung mit ein. Und je größer das Unternehmen, desto mehr Kopfschmerzen haben HR Manager, wenn sie an einen potentiellen Imageverlust denken, falls es zum Datenschutz-Gau kommt.

Die Zukunft

IT-Dienstleister werden einiges tun müssen, um den Personalern die Sorge um die Sicherheit ihrer Mitarbeiter- und Bewerberdaten zu nehmen. Cloud-Computing ist noch ein rotes Tuch in den Personalabteilungen und die Datenschutz-Bedenken können nur in Zusammenarbeit zwischen ITlern und HRlern ausgeräumt werden.

Umfassende Mitarbeiterqualifizierung im HR Bereich ist ein weiterer Schritt, um das Vertrauen in das eigene Datenschutzverständnis zu stärken. Gerade auch im Hinblick auf die oft als verwirrend empfundene EU-Datenschutz-Grundverordnung. Nicht nur Datenschutzbeauftragte werden in den nächsten Jahren in den Unternehmen viel zu tun haben.

Bei der Auswahl unserer Interim Manager legen wir viel Wert auf aktuelles Fachwissen. Verlassen Sie sich auf unsere „Personaler" – besonders bei dem sensiblen Thema „Datenschutz". Nehmen Sie mit uns Kontakt auf.

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