Projektplanung 2018 Interim Projektmanager - Wenn die Personalressourcen aufgebraucht sind

Neue Wege in 2018

Viele neue Projekte stehen auch im neuen Geschäftsjahr wieder an, für die viele Managementressourcen benötigt werden.

Die Position des Projektleiters bzw. Projektmanagers ist ein klassisches und häufiges Einsatzgebiet für einen Interim Manager. Oftmals treten bei der Jahresplanung von neu anlaufenden Projekten große personelle Engpässe auf, welche projektbezogen besetzt werden müssen. Für zeitlich begrenzte Projekte ist es intern besonders herausfordernd, hoch qualifizierte Manager zu finden. Die Suche kann in besonders schwierigen Fällen mehrere Monate andauern, was dem Unternehmen viel Zeit und Geld kostet. Projekte müssen geschoben, oder können gar nicht erst angenommen werden. Das Letztere wäre der wirtschaftliche Super Gau. Aber auch wenn die Personalressourcen ausreichend sind, fehlt für neue Projekte oftmals das Know-How, dieses auch bestmöglich umzusetzen. Mit einem Interim Manager kaufen Sie nicht nur Personal ein, sondern auch externes Know-How, welches an das bestehende Personal weitergegeben wird und das Unternehmen zukunftsorientiert weiter nach vorne bringt und auf zukünftige Projekte vorbereitet. Der Vorteil eines Interim Managers liegt zudem auch darin, dass er den (Projekt-)Mitarbeitern neutral gegenübersteht und keine persönlichen Präferenzen oder Ressentiments hegt. Denn neben der fachlichen Kompetenz muss ein (Interim-)Projektleiter auch über Soft Skills verfügen.

Soft Skills – Interim Manager

Dem Bereich der Soft Skills wird allerdings häufig immer noch zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Zu sehr stehen noch das Fachliche sowie Methoden zur Projektumsetzung im Vordergrund – ohne dass berücksichtigt wird, dass der Umgang mit den Mitarbeitern ebenfalls in erheblichem Maße zum Erfolg des Projekts beiträgt.

(Interim-)Projektleiter werden in den unterschiedlichsten Projekten und Gebieten eingesetzt – zum Beispiel in der Produktion oder im Baugewerbe. Sie sind überwiegend operativ tätig und betreuen das komplette Projekt von der Planung bis zum Abschluss. Sie stellen sicher, dass die Abläufe effizient sind und Zeitrahmen eingehalten werden.

Grundsätzlich lassen sich grob vier Projektphasen unterteilen: Die Definition, die Planung, die Durchführung und der Abschluss. Bei der Definition geht es darum, verschiedene Projektziele festzulegen – dazu zählt vor allem der Zustand, der am Ende des Projekts erreicht werden soll. Diese Ziele stimmt der Projektleiter mit dem Auftraggeber ab. Bei der Planung werden Teilziele festgelegt, zu denen auch Kosten und Zeitrahmen zählen. Darüber hinaus werden Zuständigkeiten innerhalb des Teams verteilt.

Während der Durchführung überwacht der Projektleiter die einzelnen Schritte und greift bei Abweichungen ein bzw. passt das Vorgehen an. Hier sind insbesondere auch Kommunikationsfähigkeiten gefragt: Der (Interim-)Projektmanager muss zum einen sicherstellen, dass das Team wie vorgesehen vorgeht, darf zum anderen aber auch nicht das Gefühl vermitteln, dass es unter Bewachung steht. Zusätzlich muss er bei Abweichungen konstruktiv vorgehen, um die Motivation der Mitarbeiter aufrecht zu erhalten.

Der Projektleiter ist für die Endabnahme verantwortlich, wobei die Projektarbeit im Idealfall hiermit noch nicht ganz beendet ist. Der Ablauf wird anschließend analysiert und Schwachstellen aufgedeckt, um den nächsten Projektablauf noch effektiver gestalten zu können.

Insbesondere der Interim-Manager, der vorübergehend in ein Unternehmen kommt und dem die Mitarbeiter zunächst völlig fremd sind, muss entsprechende Fähigkeiten mitbringen – insbesondere auf dem Gebiet der Mitarbeiterführung. Dies ist umso wichtiger, als dass er kein direkter Vorgesetzter ist und auch nicht langfristig eine Chefrolle übernimmt. Transparenz und eine flexible Gestaltung der Arbeitsabläufe helfen daher, die Autorität zu festigen und so die Motivation der Mitarbeiter zu erreichen.

Konkret bedeutet das beispielsweise, dass immer Klarheit darüber herrschen sollte, wer welche Aufgaben übernimmt, dass das Arbeitsklima angenehm ist und Konflikte nachhaltig und gerecht gelöst werden.

Weitere Anforderungen an einen Interim Manager neben den Fachkenntnissen sind:

• Belastbarkeit, vor allem bei Zeitdruck
• Kommunikationsfähigkeit
• Erfahrung im Bereich der Projektarbeit und Beherrschen der Methoden
• Unternehmerisches Denken und strategische Entscheidungskompetenz
• Strukturiertes Vorgehen
• Flexibilität

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