Interim Manager für Prozessoptimierung

Ein Prozess ist ein definierter Ablauf innerhalb eines Unternehmens, der ein bestimmtes Ergebnis oder auch ein Output erbringen soll. Er besteht aus einer Reihe von Aktivitäten, die idealer Weise alle auf die Erbringung des Outputs hin ausgerichtet sind.

Ein Prozess ist gekennzeichnet durch:

• eine Mehrzahl von Aufgaben
• eine Mehrzahl an beteiligten Personen und
• einen Kundennutzen.

Die Prozessoptimierung ist ein planmäßiges Bestreben die Effizienz und die Effektivität in Prozessen zu verbessern. Beispielsweise um die Effizienz hinsichtlich Zeit, Kosten, Digitalisierung und Qualität im Unternehmen zu steigern ist es wichtig, Prozesse zu optimieren. Bei der Prozessoptimierung handelt es sich um einen fortlaufend kontinuierlichen Prozess (Stichwort KVP).

• Kostensenkungen
• Verkürzung von Wegen (z.B. innerbetriebliche Transportwege)
• Reduzierung von Stützleistungen (z.B. Maschinenumrüstzeiten)
• Sinkende Lagerhaltungskosten
• Vereinfachung der Produktionssteuerung
• Produktion im Takt und Reihenfolge der Kundennachfrage bei gleichzeitig besserer Ressourcennutzung / - Auslastung

Durch Prozessoptimierungen ergeben sich vor allem Herausforderungen im Bereich des Überwachens der optimierten Abläufe und dem Umgang mit auftretenden Fehlern.

Nicht jede Prozessoptimierung ist eine Automatisierung. Oftmals werden Abläufe nur entlang des Wertstromes angeordnet. Diese Abläufe müssen genau aufeinander abgestimmt, analysiert, protokolliert und ggfs. optimiert werden. Mitarbeiter sollten miteingebunden und eingeschult werden. Verantwortlichkeiten und Schnittstellen müssen geklärt und festgelegt werden (z.B. DEMI-Modell). Eine veränderte Standardvorgehensweise (SOP) ist obligatorisch.

Ein klassisches Beispiel für eine Prozessoptimierung in einem produzierenden Unternehmen ist die Umstellung von der Inselfertigung hin zur Fertigung im Wertstrom.

Während es lange üblich war, in bestimmten Hallentrakten oder Gebäuden nur zu Schweißen, in anderen zu drehen und zu fräsen, in einem dritten dann zu montieren, werden die Arbeitsschritte heute hintereinander im Fluss- bzw. Wertstrom angeordnet. Direkt nach der Schweißmaschine schließt sich heute das Fräsen und im Anschluss danach z.B. die Montage an (stark vereinfacht). Das Material fließt durch die Fertigung, ohne Wartezeiten und Lagerbestände zu verursachen. Zu optimierende Prozesse gibt es aber beispielsweise auch in der Verwaltung und der Arbeitsvorbereitung.

Eine allgemeine und offizielle Checkliste gibt es nicht. Folgende Fragestellungen bzw. Punkte können aber als ein roter Leitfaden herangezogen werden:

1. Ziel festlegen: Was ist das gewünschte Ziel der Prozessoptimierung?
2. Derzeitigen Prozess-Status durch geeignete Kennzahlen transparent machen und ggf. Kennzahlen festlegen
3. Aktuellen Prozess grafisch und schriftlich abbilden
   1. Prozess auf 7 Arten der Verschwendung untersuchen
   2. Möglichkeiten durch Digitalisierung mit einbeziehen
4. Prozess grafisch umgestalten und neu bewerten
   1. Betroffene Mitarbeiter bei der Umgestaltung einbinden
5. Projektplan für die Umgestaltung des Prozesses erstellen
   1. Arbeitspakete erstellen
   2. Ressourcen planen (Verfügbarkeit berücksichtigen)
   3. Verantwortlichkeiten zuweisen
   4. Fortschritte tracken und ggf. nachsteuern
6. Prozess entsprechend dem Projektplan physisch umgestalten
7. Arbeitsanweisungen aktualisieren
   1. Mitarbeiter schulen
8. Wirksamkeit der Prozessoptimierung anhand der Entwicklung von Kennzahlen messen

Bei einer Prozessoptimierung geht es um die Optimierung einzelner Prozesse bzw. Abläufe. Change Management hingegen ist das systematische, permanente, planvolle Management von (stetigen) Veränderungsprozessen über das gesamte Unternehmen, welches auch die Entwicklung der Mitarbeiter und den Umgang mit Widerständen und Ängsten mit einbezieht.

Prozesse in einer Firma müssen permanent optimiert werden (Stichwort: KVP). Stagnation bedeutet Rückschritt in Relation zum Wettbewerb.

Empfehlung: Nicht nur Produktionsprozesse, sondern auch administrative Abläufe und Verwaltungsprozesse müssen permanent hinsichtlich von Optimierungspotenzialen untersucht werden. Um die Kosten eines Unternehmens stets auf dem bestmöglichen Niveau zu halten, darf hierbei kein Bereich ausgeschlossen werden.

• Erhöhung der Produktivität
• Steigerung der Wertschöpfung
• Verbesserung der Qualität
• Reduzierung der Fehlleistungen
• Reduzierung von Verschwendungen
• Verkürzung der Durchlaufzeiten
• Reduzierung der Ressourcen
• Verbesserung der Auslastung
• Verbesserung der Abläufe
• Verkürzung der Wege (z.B. innerhalb der Produktion)
• Verbesserung der Kommunikation / Information
• Reduzierung von Arbeitsunfällen (z.B. mit der 5S-Methode)
• Reduzierung der innerbetrieblichen Transportzeiten und Wartezeiten
• Senkung der Kosten (z.B. Lagerbestand)

Die Prozessoptimierung muss die Kosten und die Durchlaufzeit senken, den Prozess hinsichtlich Qualität zuverlässiger machen sowie sowie an den Kundenwünschen (interne und externe Kunden) ausgerichtet sein. Unterstützende Prozesse sollten ebenfalls im Blickfeld stehen wie z.B. Vertrieb, Materialbeschaffung, Arbeitsplanung, Arbeitsvorbereitung und Qualitätssicherung. Eine allgemeingültige Kriterienliste lässt sich jedoch nicht erstellen, da diese von der jeweiligen Problemstellung im Unternehmen abhängt.

In Abhängigkeit von den zu optimierenden Prozessen können folgende Beispiele genannt werden:

• Neuordnung von Abläufen
• Zusammenfassen von Tätigkeiten
• Digitalisierung von Tätigkeiten
• Automatisierung von Abläufen
• Veränderungen von Fertigungstechnologien (z.B. Industrie 4.0)
• Prozesse untergliedern bzw. in Teilprozesse zerlegen, um einzelne Prozesse übersichtlicher und transparenter zu gestalten
• Outsourcing
• Prozesse auslagern
• Schrittweise Umsetzung von Prozessverbesserungen (PDCA-Zyklus)
• Wertstromanalyse
• Wertstromdesign
• Kaizen
• Six Sigma
• Lean
• QM / QS
• 5S-Methode
• 8D-Report
• Poka Yoke (Vermeidung von Fehler durch technische Vorkehrungen)
• Kreativitätstechniken (z.B. Brainstorming, Mind-Map, 635-Methode, etc.)
• Analytische Methoden (z.B. Ishikawa-Diagramm, Morphologischer Kasten, FMEA, etc.)

Nicht alle Methoden können in jedem Unternehmen angewandt werden.

Phasen der Prozessoptimierung am Beispiel eines Projekts:

1. Vorbereitung
   • Definition des Projektumfanges
   • Projekt- / Prozessorganisation
   • Ressourcenplanung / Erstellung eines Projektplanes
   • Festlegung des Kommunikations- und Informationsflusses
   • Festlegung der Mitarbeitereinbindung
2. Messen / Analysieren
   • Ist-Aufnahme und Analyse / Datenerfassung
   • Mitarbeiterbefragung
   • Zusammenfassung und Dokumentation
   • Ergebnisse der Ist-Analyse
3. Optimierung
   • Soll-Konzeption
4. Umsetzungsphase
   • Umsetzungs-Projektplan incl. Ressourcenplanung
   • Durchführung der Umgestaltungs - Maßnahmen
   • Implementierung neuer Prozesse sowie Prozessebeschreibungen
   • Controlling
5. Testphase
   • War die Optimierung erfolgreich?
   • Evtl. Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen, nachsteuern
6. Evaluierungsphase
   • Controlling
   • KVP

Der Zeitrahmen einer Prozessoptimierung hängt von der jeweiligen Herausforderung und den vorhandenen personellen Ressourcen ab und lässt sich grundsätzlich nicht pauschalisieren.

Bei einem Six Sigma Projekt kann die Optimierung durchaus 6 Monate in Anspruch nehmen, bei sehr komplexen Themen auch um 12 Monate. Die Phase, welche am längsten dauern kann, ist die Measure-Phase.

Ist das zu optimierende Problem jedoch überschaubarer bzw. handelt es sich nicht um komplexe Prozesse, sind kurze Umsetzungszeiten um etwa 3 Monate ebenfalls nicht unrealistisch.

Ja, die Digitalisierung ist eine Form und Methode der Prozessoptimierung

So unterstützt die Digitalisierung die Prozessoptimierung z.B. durch:

• Industrie 4.0: Menschen und Maschinen vernetzen sich heute zunehmend. Durch die Digitalisierung verändern sich auch die Kundenerwartungen. Bedürfnisse mit Kunden abzustimmen, wird für Unternehmen immer wichtiger, um passgenaue oder individuelle Lösungen und Produkte für Kunden zu entwickeln.
• Prozesse werden transparent durch digitale Tools: Fertigungsmaschinen können heute beispielsweise mit Tablets ausgestattet werden, um Produktionsdaten, Maschinen-Rüstzeiten,, Störungen, etc. aufzuzeichnen. Hierdurch lassen sich Ansatzpunkte zur Prozessoptimierung finden.
• Die Wertstromanalyse, die alle Abläufe (Prozesse) eines Herstellungsprozesses im Unternehmen aufzeichnet und analysiert. Auf der Basis der Wertstromanalyse kann der Wertstrom neu designt werden (Wertstromdesign), indem die erkannte Verschwendung bei einer Neuanordnung von Prozessschritten gezielt eliminiert wird. Hierzu bedient man sich Erkenntnissen aus dem Lean Management für die ganzheitliche Betrachtung eines Herstellungsprozesses mit Blick die auf Verschwendungsarten. Der Wertstrom kann auch mit Hilfe der Prozessdigitalisierung zusätzlich optimiert werden. Dadurch lassen sich beispielsweise Lager- und Bestandskosten sowie Personalkosten minimieren und bieten eine solide Basis für künftige Optimierungsprozesse (KVP).
• ERP-Systeme: Eine ERP-Lösung kann Unternehmen dabei unterstützen ihre Prozesse zu optimieren. Beispielsweise kann ein ERP-System durch Sammlung und Analyse der betrieblichen Prozesse eine gezielte Verbesserung von Arbeitsabläufen ermöglichen.

Der Innovations- und Wettbewerbsdruck auf Unternehmen steigt infolge der Digitalisierung. Gleichzeitig bieten sich auch Chancen für Unternehmen durch die digitale Transformation hinsichtlich der Prozessoptimierung. Unternehmen müssen kundenzentriert denken und handeln (bessere und flexiblere Reaktion), wenn diese langfristig erfolgreich sein wollen. Veränderte Geschäftsmodelle und ansteigendes Innovationstempo sind nur einige Beispiele, die eine Prozessoptimierung vorantreiben.

Allen voran hat die Pandemie gezeigt, welche wichtige Rolle digitale Prozesse bei der Aufrechterhaltung des Business spielen.

Ja, die Automatisierung von Prozessen stellt eine Form der Prozessoptimierung dar. Begründet wird dies durch den Wegfall menschlicher Arbeitskraft und die Verkürzung von Wegen, wodurch unkalkulierbare Risiken entfallen. Ein Roboter, der bspw. das Handling von Bauteilen oder das Bestücken von Maschinen und das Entnehmen fertig bearbeiteter Bauteile übernimmt, kann 24h ermüdungsfrei in einer kalkulierbaren Zeit arbeiten.

• Reduzierte Durchlaufzeiten
• Minimierung von Rüstzeiten (Umrüstzeiten von Maschinen / Anlagen)
• Gestaltung von effizienteren Produktionsprozessen
• Verbesserung der Qualität und Produktivität
• Reduktion von Fehlleistungen (Ausschuss)

Lean Six Sigma beschreibt die Kombination aus der Six Sigma-Philosophie, einem Managementsystem zur systematischen Verbesserung der Qualität mit statistischen Mitteln und der Lean-Philosophie, sowie der Vermeidung der 7 Verschwendungsarten über die gesamte Wertschöpfungskette.

Die 7 Verschwendungsarten sind:

• Transport
• Inventory
• Movement
• Waiting
• Overproduction
• Overprocessing
• Defects

Six Sigma geht auf Motorola zurück, auch General Electrics konnte später sehr große Erfolge damit verbuchen. Heute findet Six Sigma vor allem In der Automotive Industrie Anwendung. Der statistische Ansatz der systematischen Qualitätsverbesserung ist jedoch keinesfalls nur für Unternehmen mit großen Serienfertigungen vorbehalten. Der Projektplan eines Six Sigma Projektes geht nach den Schritten Define - Measure - Analyze - Improve - Control vor.

Kaizen hat seinen Ursprung in der japanischen Fertigung bzw. Fertigungstechnik und bedeutet konsequentes Innovationsmanagement bzw. Verbesserung.

Kai bedeutet Veränderung und Zen zum Besseren. Kaizen kann deshalb alles sein, was in irgendeinem Maße in einem Unternehmen zur Verbesserung beiträgt.

Die systematische und kontinuierliche Verbesserung wird in unserem Kulturkreis heute durch die Implementierung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) umgesetzt, der auf William E. Deming zurück geht (PDCA).